Voorbelasting
Vrijwel iedere ondernemer doet weleens een aankoop voor zijn bedrijf. Denk aan productiemateriaal of kantoorartikelen. Je betaalt vaak btw over deze aankopen en kan het btw-bedrag bij de aangifte omzetbelasting terugvragen. Dit wordt aftrekken als voorbelasting genoemd. Op deze pagina lees je hoe voorbelasting werkt en hoe je voorbelasting berekent.
Wat is voorbelasting?
Over de meeste aankopen die je doet voor jouw onderneming betaal je 9% of 21% btw. Dit is de voorbelasting. Het bedrag dat je voor de goederen of diensten aan btw hebt betaald, mag je bij de btw-aangifte opgeven. Dit bedrag wordt dan afgetrokken van het btw-bedrag dat jij aan de Belastingdienst moet afstaan. Je kan voorbelasting daarom ook wel zien als een bedrag dat je hebt voorgeschoten voor jouw onderneming en later terugkrijgt.
Btw voorbelasting terugvragen: wat mag wel of niet?
Je kan over de meeste belaste aankopen voor jouw bedrijf btw terugvragen. Er zijn echter een aantal uitzonderingen. Het is dan niet toegestaan om de btw via de btw-aangifte terug te vragen. Je moet de btw dan gewoon zelf betalen en krijgt niets terug. Het gaat om de volgende aankopen:
- Aankopen voor privégebruik: Het spreekt voor zich, maar over aankopen die voor privégebruik zijn mag je geen voorbelasting terugvragen. Dit mag alleen over zakelijke uitgaven.
- Aankopen voor activiteiten met vrijgestelde omzet: Je mag alleen btw terugvragen als het gaat om een aankoop voor bedrijfsactiviteiten met belaste omzet. Zijn jouw goederen of diensten vrijgesteld van btw? Dan hoef je geen btw aan de Belastingdienst te betalen en kan je ook geen btw terugvragen. Voorbeelden van branches waarbij sprake is van vrijgestelde omzet zijn radio en televisie en de kinderopvang. Wanneer je btw betaald hebt over een aankoop voor zo'n vrijgestelde dienst, moet je deze belasting dus zelf betalen en krijg je geen btw van de Belastingdienst terug.
- Aankopen voor activiteiten met niet-belastbare omzet: Voer je een klus gratis of tegen een symbolische vergoeding uit? Dan gaat het om niet-belastbare omzet. Andere voorbeelden hiervan zijn subsidies waarover je geen btw hoeft te betalen en prestaties die bij wet verboden zijn. Over alle aankopen die je hiervoor doet, kan je geen btw terugvragen.
- Eten en drinken: Koop je eten en drinken in een horecazaak? Dan mag je daarover geen btw terugvragen. Wanneer je eten en drinken koopt voor op kantoor, mag dit in de meeste gevallen wel.
- Personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken van meer dan € 277 per persoon per jaar: Wanneer je meer dan € 277 exclusief btw per persoon per jaar uitgeeft voor personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken mag je over het gehele bedrag geen btw aftrekken. Denk hierbij aan kerstpakketten, abonnementen bij de sportschool en andere zaken die je aan partners en medewerkers cadeau doet.
- Aankopen met een onvolledige factuur: Je moet aan de Belastingdienst kunnen bewijzen dat je inderdaad recht hebt op btw-teruggave. Je moet daarom bij iedere aankoop een factuur hebben die voldoet aan alle factuureisen. Is de factuur niet duidelijk of onvolledig? Dan kan dit bij een controle van de Belastingdienst problemen opleveren.
Hoe werkt voorbelasting terugvragen?
Ben je btw plichtig? Dan mag je de btw terugvragen via de aangifte omzetbelasting. Voor de meeste ondernemers voor de btw staat er ieder kwartaal een aangifte klaar. Daar geef je door hoeveel btw je in een periode hebt ontvangen en hoeveel je vooruit hebt betaald.
Aftrekken als voorbelasting bij de btw-aangifte doe je als volgt:
- Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk.
- Open het formulier ‘Aangifte omzetbelasting' op de website van de Belastingdienst.
- Eenmaal aangekomen bij rubriek 5A ‘Verschuldigde voorbelasting' vul je in hoeveel btw je verschuldigd bent. Het gaat om alle bedragen aan btw die je van klanten hebt ontvangen binnen de periode waarover je aangifte doet.
- De volgende rubriek is 5B ‘Voorbelasting'. Vul daar in hoeveel je aan voorbelasting hebt betaald voor zakelijke aankopen in die periode.
- De Belastingdienst trekt de voorbelasting automatisch af van de ontvangen btw. Je ziet meteen wat je aan de Belastingdienst moet betalen of wat je van ze krijgt.
Het invullen van de btw-aangifte is dus vrij eenvoudig, vooral wanneer het slechts om een paar bedragen gaat. Maar wanneer het er meer zijn, wordt dit al gauw wat ingewikkelder. Je moet dan alle btw-bedragen zelf bij elkaar zoeken, optellen en invullen.
Wil je tijd besparen en eventuele fouten voorkomen? Dan kan een boekhoudpakket je hierbij helpen. Daarin voer je alle bonnen en facturen in, waarna het programma direct laat zien hoeveel btw je kan terugvragen. Bij veel boekhoudprogramma's is het bovendien mogelijk direct vanuit de online omgeving btw-aangifte te doen.
Boekhoudprogramma vergelijken?
Op zoek naar de mogelijkheden om efficiënter te werken door middel van een boekhoudprogramma? Vergelijk alle pakketten.
Vergelijk zelf
Voorbelasting aftrekken als starter
Niet alleen gevestigde ondernemers, maar ook starters mogen voorbelasting aftrekken. Heb je zakelijke kosten gemaakt voor de start van jouw onderneming, bijvoorbeeld voor het bouwen van een eigen website of het laten maken van een logo en visitekaartjes? Dan kan je deze opgeven bij je eerste btw-aangifte.
Je kan niet alle kosten zomaar aftrekken als voorbelasting. Er gelden een aantal voorwaarden:
- Je mag alleen btw terugvragen over zakelijke aankopen die je tot maximaal 5 jaar voor de start van de onderneming hebt gedaan.
- Je moet aan de Belastingdienst kunnen bewijzen dat de aankoop echt is bedoeld voor de opstart van jouw bedrijf.
- Je moet de factuur of bon van de aankoop bewaren en kunnen tonen aan de Belastingdienst.
Het kan natuurlijk zijn dat je twijfelt of je de btw van een aankoop wel of niet kan opgeven. Koop je bijvoorbeeld een laptop of telefoon voor jouw bedrijf? Dan kan je moeilijk hardmaken dat die alleen voor jouw onderneming is bedoeld. Het is dan waarschijnlijk niet mogelijk om de btw terug te vragen. Kom je er niet helemaal uit? Schakel dan een boekhouder in.
Kosten die je maakt voor de start van een eigen bedrijf worden aanloopkosten genoemd
Zit je in de opstartfase van jouw onderneming? Dan is het niet alleen belangrijk om alle bonnen en facturen te bewaren. Het is ook aan te raden om je uren bij te houden met een urenregistratie. De uren die je maakt voor de start van je onderneming tellen namelijk mee voor het urencriterium. Als je aan dat criterium voldoet, kan je in aanmerking komen voor aftrekposten als de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. Hierdoor hoef je minder belasting te betalen.
Voorbelasting berekenen
Wil je weten hoeveel je aan voorbelasting terugkrijgt? Dan kan je dat eenvoudig berekenen.
Allereerst tel je de btw-bedragen die je in de aangifteperiode hebt ontvangen van opdrachtgevers bij elkaar op. Dit is het bedrag dat je aan de Belastingdienst zou moeten betalen. Daar trek je de betaalde voorbelasting in die periode vanaf. Blijft er een positief bedrag over? Dan moet je dat bedrag aan de Belastingdienst betalen. Komt er een negatief bedrag uit? Dan is dat het bedrag dat je van de Belastingdienst krijgt.
Voorbelasting berekenen doe je dus als volgt: ontvangen btw – betaalde btw = voorbelasting.
Voorbelasting voorbeeld
Om het nog wat duidelijker te maken, geven we hieronder twee voorbelasting voorbeelden.
Voorbelasting voorbeeld 1
Je hebt een eigen kledingwinkel. In het eerste kwartaal heb je een omzet van € 10.000. Daarover moet je ongeveer € 1.750 aan btw betalen. Je had in diezelfde periode voor € 2.000 aan zakelijke uitgaven. Daarvoor heb je ongeveer € 350 aan voorbelasting betaald.
€ 1.750 – € 350 = € 1.400. Je moet nog een btw-bedrag van € 1.400 aan de Belastingdienst betalen.
Voorbelasting voorbeeld 2
Je bent net begonnen als ondernemer en hebt in de eerste periode vooral geïnvesteerd. Je hebt € 4.500 uitgegeven aan materieel en andere zakelijke kostenposten. Ongeveer € 800 daarvan is btw. Je hebt in die periode een omzet gedraaid van € 3.000. Daarover moet je ongeveer € 525 aan btw afdragen.
€ 525 – € 800 = – € 275. Je krijgt € 275 van de Belastingdienst terug.
Veelgestelde vragen
Voorbelasting is het btw-bedrag dat je betaalt over zakelijke aankopen. Bij de btw-aangifte geef je het totale bedrag op dat je aan btw hebt betaald binnen de aangifteperiode. Naast de voorbelasting geef je bij de omzetbelasting ook het btw-bedrag op dat je aan de Belastingdienst moet betalen. De voorbelasting wordt automatisch van de af te dragen btw afgetrokken. Wat overblijft is het bedrag dat je na de aangifte moet betalen aan of krijgt van de Belastingdienst.
Dit bereken je door alle btw-bedragen in een periode bij elkaar op te tellen. Wil je weten hoeveel je aan voorbelasting terugkrijgt? Dan bereken je dat door de betaalde btw van de ontvangen btw in de aangifteperiode af te trekken. Stel dat je € 800 hebt ontvangen aan btw en € 300 hebt betaald, blijft er nog € 500 over. Dit is het btw-bedrag dat je aan de Belastingdienst moet betalen. Het kan ook zijn dat je geld terugkrijgt van de Belastingdienst.
Als je btw terugkrijgt, stuurt de Belastingdienst je binnen 8 weken een brief waarin staat dat ze je aangifte hebben ontvangen. Daarna staat het geld binnen 1 week na de datum op de brief op jouw bankrekening.
De betekenis van voorbelasting is de btw die je betaalt over producten en diensten die je voor jouw onderneming aanschaft. Die btw kan je terugvragen via de aangifte omzetbelasting.
Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.