Home » Bedrijf starten » Inschrijving KvK

Inschrijving KvK

Voor het starten van een bedrijf of organisatie schrijf je je vrijwel altijd in bij de Kamer van Koophandel (KvK). Deze instantie is een onafhankelijke dienstverlener en is verantwoordelijk voor de inschrijving van ondernemers in het Handelsregister. Het Handelsregister is de basisregistratie van alle bedrijven en rechtspersonen. Ook andere organisaties die deelnemen aan het economisch verkeer in Nederland staan ingeschreven in het Handelsregister.

Inschrijving KvK

Wanneer je een nieuwe onderneming opricht, schrijf je je meestal in bij de Kamer van Koophandel (KvK). Met een eenvoudig stappenplan kan een ondernemer zich inschrijven in het Handelsregister.

Stappenplan vof, bv of eenmanszaak inschrijven:

Openbare gegevens KvK

Wanneer je je hebt ingeschreven bij de KvK, zijn er een paar gegevens van het bedrijf die openbaar in het Handelsregister staan:

• De naam van het bedrijf
• De contactgegevens, zoals adres, telefoonnummer, faxnummer, e-mailadres en internetadres
• De gegevens van vestiging
• De functionarissen en tekenbevoegden
• De curator
• Het aantal medewerkers

Deze gegevens zijn openbaar zodat mensen kunnen achterhalen of het bedrijf daadwerkelijk bestaat, wie verantwoordelijk is en waar het bedrijf is gevestigd. Ook zijn de gegevens van opgeheven/uitgeschreven bedrijven nog zichtbaar in verband met de aansprakelijkheid en schulden die gemaakt zijn. Niet alle gegevens zijn voor iedereen beschikbaar. Sommige gegevens zijn alleen zichtbaar voor bevoegden, zoals advocaten, notarissen, gerechtsdeurwaarders of justitiële diensten.

Je kan ook gegevens opvragen van andere bedrijven waarmee je bijvoorbeeld zaken wil doen.

Wanneer inschrijven KvK?

Inschrijven bij KvK is alleen van belang als je ook echt ondernemer bent. Wanneer je je moet inschrijven bij de KvK, hangt af van bepaalde criteria ‘s. Je bent wettelijk verplicht je bedrijf in te schrijven bij de KvK wanneer je:

1. Zelfstandig goederen of diensten levert.
2. Voor je producten of diensten meer dan de kostprijs vraagt.
3. Zaken doet met andere mensen buiten je vrienden of familie om.
4. De concurrentie aangaat met ondernemers die dezelfde of gelijkwaardige diensten of producten verkopen.

Aanvullende vragen

1. Investeer je geld en/of tijd in de start of groei van het bedrijf?
2. Werk je regelmatig in je eigen bedrijf en is er geen sprake van een eenmalige klus?
3. Ga je voor meer dan één opdrachtgever werken?
4. Bepaal je zelf wanneer en hoe je je werk doet?

Ook wanneer je voldoet aan de eerste vier criteria, is het verstandig dat je nog steeds de antwoorden op de aanvullende vragen meeneemt. Dit omdat de Belastingdienst ondernemers soms niet als ondernemer ziet. Het kan zijn dat je dan toch besluit om je (nog) niet in te schrijven bij de KvK.

Inschrijving voorbereiden

Voordat je je gaat inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK), is het belangrijk dat je je goed voorbereid.

Voordat je je inschrijft bij de KvK:

• Controleer je of je wel echt ondernemer bent.
• Neem je contact op met het UWV of de gemeente als je een uitkering hebt.
• Lees je je in over privacy
• Heb je al een eenmanszaak?

De bedrijfsnaam is één van de eerste dingen die de KvK wil weten. Dit is belangrijk, omdat een bestaande naam niet is toegestaan. Zo kan een nieuwe onderneming profiteren van de naamsbekendheid van een ander. Het is dus erg belangrijk om te checken of de bedrijfsnaam al bestaat. Als een bedrijf namelijk dezelfde naam heeft en de nieuwe ondernemer dit niet aanpast, kan zijn bedrijf worden opgeheven. Een KvK naam check doen kan via het KvK-register. Daarin kan je uitzoeken of de gewenste naam al wordt gebruikt.

Daarnaast moet een bedrijfsnaam/handelsnaam aan een aantal regels voldoen:

• Een bedrijfsnaam/handelsnaam mag geen verkeerde indruk wekken.
• Gebruik geen merknamen van anderen.
• Voorkom verwarring met bestaande handelsnamen.

Een startende ondernemer moet een rechtsvorm kiezen. De rechtsvorm moet voor de inschrijving al gekozen zijn. Welke rechtsvorm bij welk bedrijf past, hangt af van de situatie. Dit is per bedrijf verschillend. Wat is fiscaal voordeliger? En hoe wordt de aansprakelijkheid geregeld? Iedere rechtsvorm heeft zijn voor- en nadelen.

Je kan kiezen uit een bv, nv, vof, eenmanszaak, maatschap, de coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij, vereniging of een stichting.

Je moet uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) inschrijven, als dit van toepassing is. Dit is afhankelijk van de rechtsvorm die je kiest. Een voorbeeld van uiteindelijk belanghebbenden zijn eigenaren van een organisatie. Op de website van de KvK kan je zien of je UBO’s moet inschrijven of niet.

Wanneer je het inschrijfformulier volledig hebt ingevuld, kan je online een afspraak maken.

Afspraak KvK

Je mag bij het KvK-kantoor langskomen voor de inschrijving van je bedrijf. Je maakt een afspraak indien je:

• Een nieuwe eenmanszaak, maatschap, vof of cv wil inschrijven
• Een bestaande onderneming wil overnemen
• Je rechtsvorm wil wijzigen
• Je als nieuwe functionaris wil inschrijven

Tijdens de afspraak controleert een medewerker van de KvK jouw legitimatiebewijs en of je aan de inschrijfvoorwaarden voldoet. Wanneer dat is gebeurd, is de inschrijving definitief. De KvK geeft vervolgens alle benodigde gegevens door aan de Belastingdienst. Wanneer je ondernemer voor de btw bent, ontvang je dan automatisch een brief met daarin je btw-nummer.

Wat moet de ondernemer meenemen?

• Een geldig legitimatiebewijs
• Het ingevulde inschrijfformulier
• Indien het bedrijf in een bedrijfspand is gevestigd, neem je de huurovereenkomst of koopovereenkomst mee

De kosten voor inschrijving KvK

Voor het inschrijven bij KvK betaal je een eenmalige inschrijfvergoeding van € 82,25. Wanneer je een uittreksel van je registratie wil, zijn daar kosten aan verbonden. Het inzien van het uittreksel Handelsregister niet gewaarmerkt kost € 2,85. Een digitaal gewaarmerkt uittreksel Handelsregister in het Nederlands of Engels kost € 9,25. Voor een uittreksel Handelsregister papier gewaarmerkt betalen ondernemers het meest: € 18,55. Ook deze is verkrijgbaar in het Nederlands én Engels. Als je algemene voorwaarden hebt opgesteld en deze wil deponeren, dan betaal je ieder jaar een bijdrage van € 21,70.

Verrekenen van opstartkosten

Je mag de opstartkosten van je bedrijf verrekenen met het bedrijfsresultaat. Bij uitgaven of investeringen voor het bedrijf, zoals computers, krijg je btw terug en het restant wordt in mindering gebracht bij de inkomstenbelasting.

Alle zakelijke kosten tot ongeveer drie maanden voor de inschrijving van de KvK zijn nog te verrekenen. Kosten die daarvoor zijn gemaakt kunnen alleen worden verrekend indien je kan aantonen dat deze zakelijk zijn.

Een boekhoudprogramma kan helpen bij het verrekenen van de opstartkosten.

Voor- en nadelen inschrijven KvK

Een onderneming inschrijven bij de Kamer van Koophandel is in deze meeste situaties wettelijk verplicht, maar een inschrijving bij de KvK heeft ook enkele voor- en nadelen.

Uitschrijven bij de KvK

Als je wil stoppen met je onderneming, moet je je bedrijf uitschrijven bij de KvK.

Uitschrijven van een eenmanszaak

Een eenmanszaak uitschrijven kan in drie stappen worden uitgevoerd:

1. Je zoekt het bedrijf dat je wil uitschrijven in het Handelsregister op.
2. Je klikt op ‘opheffen eenmanszaak’.
3. Je vult het formulier in.

Op het formulier zet je de datum waarop je je bedrijf wil stoppen. Daarnaast geef je je naam en telefoonnummer door. Je verstuurt je gegevens digitaal met je DigiD. Vervolgens wordt er gevraagd om € 0,01 over te maken, zodat de KvK de persoonsgegevens kan controleren.

Uitschrijven van een eenmanszaak per post

Je kan je eenmanszaak ook via de post uitschrijven. Op de website van de KvK staat het formulier ‘wijziging ondernemings- en vestigingsgegevens’. Deze print je uit, onderteken je en stuur je op naar je KvK-regiokantoor. Daarbij is het ook handig om een kopie van het legitimatiebewijs bij te voegen. Bijvoorbeeld een paspoort, ID-kaart, rijbewijs of Nederlands vreemdelingendocument. De uitschrijving kost geen geld.

Uitschrijven van een rechtspersoon

Wanneer je een rechtspersoon wil uitschrijven, moet je deze eerst ontbinden. Als er geen vermogen of schuld is, kunnen de rechtspersoon en het bedrijf direct worden ontbonden en dus worden uitgeschreven. Je geeft de ontbinding aan de KvK door via de website met het formulier ontbinding vennootschap, rechtspersoon of maatschap. Deze print je uit, onderteken je en stuur je op naar je KvK-regiokantoor. Daarbij is het ook handig om een kopie van het legitimatiebewijs bij te voegen.

Wanneer er wel vermogen of schuld is, geef je dit aan op het ontbindingsformulier. Nadat de schulden zijn betaald of het vermogen is verdeeld, kan je de rechtspersoon en het bedrijf met het formulier einde rechtspersoon uitschrijven.

Uitschrijven van een vof, cv of maatschap

Wanneer je een vennootschap onder firma (vof), commanditaire vennootschap (cv) of maatschap wil uitschrijven, moet je deze eerst ontbinden. Dit doe je via de website van de KvK via het formulier ontbinding vennootschap, rechtspersoon of maatschap.

Als je het formulier hebt ingevuld, is de vof, cv of maatschap niet alleen ontbonden, maar ook direct uitgeschreven. Op het formulier geef je de datum aan waarop je het bedrijf wil stopzetten. De ondernemer zelf en alle andere maten of vennoten moeten het formulier ondertekenen.

Het formulier print je uit, onderteken je en stuur je op naar je KvK-regiokantoor. Daarbij is het ook handig om een kopie van het legitimatiebewijs bij te voegen.

Veelgestelde vragen