Tips om de administratie bij te houden

  • Auteur:

    Mabelle Abraham is werkzaam als business developer bij TheConcept.Bar. Zij houdt trends en ontwikkelingen op de financiele markt in de gaten om zo nieuwe kansen te identificeren en hier strategisch op in te spelen. Daarnaast heeft zij haar Master behaald in Communication Science aan de Universiteit Twente.

  • Bijgewerkt op: 28 juni 2022
  • Leestijd: 2 minuten
header

Systematisch opslaan administratie

De gemiddelde ondernemer krijgt te maken met diverse documenten die onderdeel vormen van de administratie. Een eerste stap om effectief administratie bij te houden is het scheiden van verschillende soorten documenten. Maak bijvoorbeeld onderscheid tussen de volgende documenten:

Tegenwoordig kan de meeste administratie digitaal worden bijgehouden en kan men vrij eenvoudig verschillende mappen aanmaken voor verschillende onderdelen van de administratie. Zijn er ook nog veel fysieke documenten, sla deze dan afzonderlijk op in mappen.

Scan deze het liefst ook in, omdat fysieke documenten makkelijker zoek kunnen raken dan digitale documenten. Bewaar digitale administratie idealiter bij een beveiligde clouddienst, zodat de documenten niet verloren gaan wanneer een harde schijf crasht. Bovendien kan de administratie op deze wijze vanaf verschillende locaties geopend worden.

Door administratie op tijd en systematisch op te slaan, wordt in de toekomst veel tijd bespaard.

Financiële administratie

De Belastingdienst hanteert een bewaarplicht van zeven jaar, wat betekent dat ondernemers administratie tenminste zeven jaar desgevraagd beschikbaar moeten kunnen stellen. Sla de administratie van verschillende jaren afzonderlijk op om overzicht te houden.

Ieder jaar kan verder nog opgedeeld worden in kwartalen en maanden. Op deze wijze is het eenvoudig om snel naar een specifieke betaling te zoeken.

Het is aan te raden om altijd een zakelijke rekening te openen. Hoewel dit geen vereiste is bij een eenmanszaak, biedt het een hoge mate van overzicht, die er zonder aparte rekening niet is. Zonder zakelijke rekening is het lastiger om te zien hoeveel de onderneming in kas heeft en of betalingen op tijd binnen zijn gekomen en voldaan.

Zet ontvangen BTW direct apart. Ontvangen BTW moet worden afgedragen en dus niet aangezien worden voor vermogen van de onderneming.

Administratie direct verwerken

De administratie waarmee een onderneming te maken krijgt neemt doorgaans snel toe in formaat. Hoewel het niet het meest interessante werk is, wordt aangeraden om ontvangen documenten direct te verwerken. Zo is de kans op fouten kleiner en het risico op verlies van documenten minimaal.

Voeg ontvangen en verstuurde facturen direct toe aan de juiste map, verwerk dagelijks uren in de urenadministratie en verwerk ook dagelijks of wekelijks uitgevoerde in- en verkopen.

Software voor administratie

Met name wanneer een onderneming groeit, neemt de administratie veel tijd in beslag. Er bestaat software die het bijhouden van administratie versnelt en versimpelt. Met de juiste software kan veel kostbare tijd bespaard worden en daarmee de omzet uiteindelijk vergroot worden.

Voor vrijwel ieder onderdeel van de administratie bestaat handige software. Veelal moet hiervoor betaald worden, maar deze kosten worden vrijwel altijd terugverdiend door tijdsbesparingen die de software bieden. Voor startende ondernemers wordt in elk geval software voor de volgende processen aangeraden:

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.