Urenregistratie
-
Auteur:
Laurien Peper - Laatst bijgewerkt: 6 mei 2024
- Leestijd: 10 minuten
Je bent als ondernemer niet verplicht om een urenregistratie bij te houden. Je gewerkte uren bijhouden levert wel een hoop voordelen op. Zo kom je erdoor in aanmerking voor fiscale aftrekposten en kan je aan klanten verantwoorden waaraan de uren zijn besteed. Je uren bijhouden kan eenvoudig en overzichtelijk met handige urenregistratie software. Op deze pagina leggen we uit wat urenregistratie voor jou oplevert en bieden we een overzicht van de beste programma’s.
- Belastingdienst erkend
- Onbeperkt factureren
- Inzicht urencriterium
- Snel uur naar factuur
- Tijdbesparing
- Incl. boekhouden en CRM
Wat is urenregistratie?
Urenregistratie het registreren van je gemaakte uren. Dit wordt ook wel urenadministratie genoemd. Je gemaakte uren bijhouden geeft inzicht in jouw tijdsbesteding. Ook kom je hierdoor in aanmerking voor verschillende fiscale voordelen. Je kan dan namelijk aantonen dat je aan het urencriterium voldoet.
Uren kunnen op verschillende manieren worden bijgehouden. Je kan de uren bijvoorbeeld bijhouden met een urenregistratieformulier of urenstaat. Tegenwoordig is er ook handige urenregistratie software beschikbaar, waarin je je uren eenvoudig en overzichtelijk kan bijhouden en verwerken.
Waarom uren registreren?
Er zijn verschillende redenen waarom het handig is om je uren te registreren. Dit zijn de belangrijkste voordelen:
- Ondernemers die kunnen aantonen dat ze minstens 1.225 uur besteed hebben aan hun bedrijf betalen minder belasting. De Belastingdienst kan ter controle naar je urenregistratie vragen.
- Middels een urenregistratie kan je verantwoording afleggen over de gewerkte tijd. Je kan aan jouw klanten laten zien waaraan de gefactureerde tijd is besteed. Wanneer een klant om verantwoording van de uren vraagt, kan je het aantal uren aantonen.
- Door de urenregistratie kom je te weten waaraan je jouw uren besteedt. Dit geeft inzicht in de productiviteit van de onderneming en kan ervoor zorgen dat je efficiënter en productiever gaat werken.
Recht op aftrekposten
Als je jouw urenregistratie goed bijhoudt, kan je aantonen dat je meer dan 1.225 uur in een jaar aan je onderneming hebt besteed. Voldoe je aan dit urencriterium? Dan kom je in aanmerking voor diverse aftrekposten, zoals de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek. Deze aftrekposten verlagen je belastbare inkomen, waardoor je minder inkomstenbelasting betaalt. Een goede urenregistratie bijhouden kan dus een behoorlijk financieel voordeel opleveren.
Verantwoording aan klanten kunnen afleggen
Klanten kunnen om verantwoording vragen van de gefactureerde uren die zij moeten betalen. Voor jou als ondernemer helpt urenregistratie hierbij. Je kan hierdoor aantonen dat de gefactureerde uren daadwerkelijk zijn gemaakt.
Daarnaast maakt urenregistratie inzichtelijk hoeveel tijd je aan een opdracht of dienst besteedt. Hierdoor kan je makkelijker bepalen hoeveel uren je nodig hebt voor jouw volgende klus. Dit geeft je de mogelijkheid om een betere planning te maken. Ook kan je hierdoor bepalen of je wel voldoende tijd rekent voor een klus. Wellicht kom je er door de urenregistratie namelijk achter dat je vaak te weinig uren rekent voor het werk dat je voor een klant doet. Je kan de urenregistratie dan gebruiken om een verhoging van de prijs aan een klant te verantwoorden.
Waar worden gewerkte uren aan besteed?
Als ondernemer wil je graag weten waaraan je jouw tijd besteed. Een goede urenregistratie geeft door middel van rapportages en/of overzichten inzicht in jouw tijdsbesteding. Door te weten hoe productief en efficiënt je werkt, weet je of je je tijd wel of niet nuttig besteedt.
Ondernemers besteden hun tijd onder andere aan het lezen en beantwoorden van e-mails, het maken van afspraken, het opstellen van offertes, het bijhouden van de financiële administratie en het daadwerkelijk bezig zijn voor klanten. Mogelijk kom je dankzij de urenregistratie tot de conclusie dat je bepaalde zaken beter kan uitbesteden. Door het uitbesteden van bepaalde taken heb je meer tijd voor andere zaken, zoals het werken voor jouw klanten. Hierdoor kan je meer betaalde uren schrijven.
Dankzij een goede urenregistratie kom je te weten:
- Hoeveel tijd je besteed aan een opdracht
- Of uren overeenkomen met het bedrag op de factuur. Zijn er te veel of te weinig uren gemaakt ten opzichte van het bedrag?
- Hoeveel je in een bepaalde periode hebt gewerkt
- Hoeveel directe uren tegenover indirecte uren je hebt gemaakt
- Hoeveel tijd je besteed aan bepaalde taken
- Of er aan het urencriterium van 1.225 uur wordt voldaan
Uren bijhouden
Je kan een urenregistratie op twee manieren bijhouden:
- De gewerkte uren kunnen bijgehouden worden in Excel of in een agenda
- De gewerkte uren kunnen worden bijgehouden in een handige urenregistratie software
Zowel een urenregistratie in de agenda als in Excel heeft als nadeel dat er snel fouten worden gemaakt. Je zal deze fouten veelal handmatig moeten corrigeren. Op deze manier je uren bijhouden kan een tijdrovende klus zijn. Een dergelijke urenregistratie is daarom niet meer van deze tijd. Het is tegenwoordig makkelijker om je uren bij te houden met geschikte software.
Urenregistratie software
Wie zijn uren makkelijk wil kunnen bijhouden, doet er goed aan naar urenregistratie software te kijken. Deze software zit vaak bij een boekhoudprogramma inbegrepen of wordt apart aangeboden. Je kan ze op de computer en vaak op middels een mobiele app gebruiken, waardoor je overal en altijd een juiste urenregistratie kan bijhouden. Er zijn verschillende urenregistratieprogramma’s beschikbaar. Sommige programma’s en boekhoudpakketten kosten een paar euro, terwijl andere tijdelijk of geheel gratis zijn. Maar wat is de beste urenregistratie software?
Urenregistratie software vergelijken
Veel ondernemers vinden uren bijhouden geen leuke klus. Het vergt veel tijd om dit correct te doen. Gelukkig kan dit met urenregistratie software een stuk eenvoudiger. Om de juist software te kiezen, is het zaak jouw behoeftes vast te stellen. Wil je een apart programma dat alleen voor urenregistratie bedoeld is of heb je liever een volledig boekhoudpakket? Wil je dat het programma over een mobiele app beschikt? Wil je je uren met een timer in het programma kunnen bijhouden? Controleer goed welke mogelijkheden de programma’s te bieden hebben.
Bij verschillende aanbieders is het mogelijk een gratis account aan te maken. Om het programma uit te proberen is er vaak een proefperiode van 14 dagen tot meerdere maanden. Op deze manier kan je gratis kennismaken met de urenregistratie software. Zo kan je bepalen of de software geschikt is voor de urenregistratie van jouw onderneming.
In het overzicht hieronder worden de functies van vier urenregistratieprogramma’s met elkaar vergeleken:
| e-boekhouden | Exact | Gripp | Monday.com | |
|---|---|---|---|---|
| Mobiele app beschikbaar | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Facturen opstellen | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Invoer uren met timer | ✔ | ✔ | ✔ | × |
| Rittenregistratie mogelijk | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
| Projecten aanmaken | ✔ | ✔ | ✔ | ✔ |
Personeel en urenregistratie
Heb je personeel in dienst? Ook dan kan urenregistratie software van pas komen. Dit maakt het voor de werknemer namelijk mogelijk om een timer aan te zetten zodra hij met een taak voor een klant begint. Projecturen kunnen zo inzichtelijk worden bijhouden om een rapportage voor de onderneming en de klant te maken.
Registreer de uren van jouw personeel gemakkelijk door jouw boekhoudprogramma aan je urenregistratie te koppelen of door een boekhoudpakket mét urenregistratie te kiezen. Deze functie maakt het voor jou eenvoudig om de gemaakte uren aan een factuur te koppelen en het juiste tarief te berekenen. Een urenregistratiesysteem biedt zo een uitkomst voor vele ondernemers.
Urenregistratie voor facturatie
Gemakkelijk de boekhouding doen als ondernemer? Maak dan gebruik van een urenregistratie-app. Met deze mobiele app kan je gemakkelijk de administratie van jouw uren bijhouden. Hierdoor kan je vervolgens eenvoudig de gemaakte uren aan klanten verantwoorden. Door uren te verantwoorden, kan een factuur overzichtelijk worden gemaakt voor een klant. Op deze manier weet de klant waar hij aan toe is.
Je kan kiezen voor een boekhoudprogramma waarin urenregistratie software al inbegrepen zit. Hiermee kan je uren registreren en deze direct in de factuur voor een klant zetten. De urenadministratie en facturatie kunnen zo eenvoudig op één plek worden gedaan. Je kan ook voor een los programma gaan met koppelingen naar boekhoudprogramma’s. Je kan de gemaakte uren dan eenvoudig doorzetten naar je boekhoudpakket.
Doordat je door jouw urenregistratie inzichtelijk hebt hoeveel uren je aan bepaalde taken besteed, kan er gemakkelijk een planning worden gemaakt. Je weet door eerdere urenregistratie namelijk hoeveel tijd een taak kost. Ook werknemers weten zo hoelang zij ergens mee bezig zijn. Door deze informatie kan je vooraf aan een taak een betere schatting maken van het aantal uur dat je ervoor nodig hebt. Dit maakt het mogelijk een strakkere planning voor klanten te maken. Vervolgens kan de klant de ingeplande uren goedkeuren. Hierdoor worden misverstanden voorkomen. Uren registreren kent dus vele voordelen.
Productiviteit van de onderneming bepalen
Urenregistratie software maakt het mogelijk de productiviteit van een onderneming, werknemers of ondernemer inzichtelijk te krijgen. Door alle uren te registreren, kan je precies nagaan hoeveel tijd een taak kost. Als je een timer aanzet zodra je met een opdracht begint, weet je namelijk exact hoelang je voor een klant bezig bent geweest.
Hou ook bij hoeveel tijd je aan andere taken besteed, zoals het beantwoorden van e-mails en plegen van telefoontjes. Dit geeft namelijk inzicht in de tijd die je daaraan kwijt bent en de taken die je misschien beter kan uitbesteden. Door urenregistratie wordt ook duidelijk welke taken veel tijd kosten en weinig opleveren. Door continu rapportages te maken en te monitoren, kan je bijsturen en productiever te werk gaan. Dit kan uiteindelijk tot een hogere winst en minder verspilde tijd leiden. Het is daarom aan te raden om te kiezen voor een programma dat duidelijke rapportages en overzichten maakt van jouw bijgehouden uren.
Ritten registreren
Niet alleen het bijhouden van je uren is belangrijk. Ook ritten registreren is voor veel ondernemers essentieel. Rittenregistratie is het bijhouden van de kilometers die worden gereden in een zakelijke auto. Hiermee kan je makkelijk bij de Belastingdienst aantonen dat je niet te veel privé kilometers hebt gereden in je zakelijke auto.
Rittenregistratie vraagt om aardig wat informatie bij elke rit, zoals:
- De type rit (privé of zakelijk)
- De datum van de rit
- De stand van de kilometerteller
- Het vertrek- en aankomstadres
Rittenregistratie systemen kunnen dit proces automatiseren, bijvoorbeeld door middel van GPS-tracking. Dit maakt het registreren van je ritten gemakkelijker.
Veelgestelde vragen
Er is niet één juiste urenregistratie software. Iedere ondernemer heeft namelijk andere wensen. Sommige ondernemers werken liever met losse urenregistratie software. Andere ondernemers gebruiken liever een boekhoudprogramma met ingebouwde urenregistratie software. Het kan ook handig zijn om te kiezen voor een urenregistratieprogramma met een mobiele app. Als je veel op locatie werkt, kan je de uren daar net zo makkelijk bijhouden als thuis. Niet iedere ondernemer heeft daar behoefte aan. Wat voor jou de beste urenregistratie software is, hangt dus af van jouw eigen wensen en voorkeuren.
Nieuwe urenregistratie software maakt het mogelijk om bijvoorbeeld snel via een urenregistratie-app je uren te schrijven. Het gemaakte aantal uren kan je meteen factureren aan je klanten. Op de factuur zijn dan direct de gemaakte uren te zien. Dit maakt factureren gemakkelijk voor jou als ondernemer én zorgt ervoor dat de klant zijn factuur sneller ontvangt.
Ondernemers zijn niet wettelijk verplicht om een urenregistratie bij te houden. Om in aanmerking te komen voor verschillende fiscale voordelen is het wel handig dit te doen. Voor onder meer de startersaftrek en zelfstandigenaftrek dien je namelijk minimaal 1.225 uur in een jaar aan je bedrijf te hebben gewerkt. Om aan de Belastingdienst te kunnen bewijzen dat je aan deze voorwaarde voldoet, zal je je uren moeten bijhouden. Een urenregistratie is dus geen verplichting, maar wel een noodzaak.
Het bijhouden van een urenregistratie heeft nog meer voordelen, ook voor ondernemers die niet aan de 1.225 uren zullen komen. Door op deze manier te werk te gaan, kan je namelijk alle gemaakte uren eenvoudig aan je klant tonen. Klanten vinden het over het algemeen prettig dat het aantal gemaakte uren op de factuur worden getoond. Een urenregistratie helpt je ook te bepalen hoe efficiënt en productief je werkt.